一.监查准备
首例受试者筛选入组前需要确认如下事项:
1.免费检查流程已熟悉
(1)CTMS/WeTrial/药试等系统、GCP卡、免费检查单等熟悉;
(2)确认是否所有检查都能走免费流程(不能免费的部分应该如何处理) ;
(3)确认病历书写后可修改时间;
(4)受试者筛选来源和就诊方式:是否涉及跨科室联合筛选、受试者就诊筛选是门诊或住院,一般住院时长、研究者或CRC如何初步筛选受试者,研究者如何对受试者进行过知情,是否需要培训;
(5)交通补贴发放方式:确认打款方式,是医院账户打款至受试者银行账户/现金还是申办方/机构委托研究者或者CRC进行发放;是向机构申请还是我们直接对接医院财务处;随交通补贴发放表一起提交申请打款的文件是否还需要有银行卡、身份证,如果非本人银行卡是否可行,是否需要亲属关系证明文件;财务是否指定打款银行,文件是否需要受试者签字确认;
(6)首例质控
提前了解首例质控例数?机构是否到场质控?达到机构规定入组例数是否需要质控后才可筛选?机构质控之前需要收集完善isf文件夹
(7)提前了解是否有工程师跟台协助
了解工程师进入手术室/科室跟台的申请流程
入组前通知申办方工程师,协调好手术时间
(8)提交监查申请
二.监查实施
1.知情同意书的监查;
2.检查报告单的监查:
(1)一致性和逻辑性 ;
(2)重复检查的原因以及干预措施的使用;
(3)核实LIS系统中有无漏记录的计划外的检查以及有无更新的检查单(打印版本非最终存档版本);
(4)核实是否有筛选未进行记录的情况:存在免费申请单但是没有体现在筛选入选表;
(5)核查心电图、超声报告 、CT、核磁报告的溯源
了解PACS系统上的影像报告数据医院是否进行网络存盘,时限是多久、相关检查科室是否有流水台账留存,影像资料需硬盘、刻盘保存;
(6)核对报告单检查结果的判定;
(7)打印件有无签字核证;
(8)实验室正常值范围
3.溯源
(1)既往病史、过敏史;
(2)根据方案要求,核查受试者知情前某一段时间内是否有参加其他临床试验的情况;
(3)查看筛选时书写的门诊/住院病历,受试者已入院的病程记录,核实记录信息是否准确或有遗漏;
(4)受试者有无新的门诊挂号记录或者住院记录
4.核对入排(很重要)
逐条核对
5.器械全过程的监查
(1)是否按照消毒要求消毒,相关记录有无记录,记录人员是否已培训授权,消毒器械数量、种类、消毒 时间是否存在矛盾;
(2)发放记录、使用记录的数量、规格、批号、时间、有效期、使用人有无授权;
(3)使用过程中是否需要调试安装、器械使用过程中是否需要拍照录像、相关器械使用评价是否已经及时完善书写记录;
(4)明确回收器械/空包装,有无授权医院进行销毁,如有,应提供授权文件,回收记录、销毁记录的填写完善
(5)温湿度记录是否完整,有无超温超湿
6.门诊/住院病历书写;
7.监查AE、CE、pd等
明确合并用药中生理盐水、葡萄糖、造影剂及预防用药等是否需要记录
多项检查顺序问题(项目接受)
三.总结:在首例监查完成之后,应该梳理流程中的问题,优化入组流程,在这之后应该形成一个简洁的筛入流程,进一步明确各研究者及CRC在试验中的工作
四.监查后:
1.监查报告3个工作日内提交PM审核,确认无误签字后扫描发送pm;
2.及时发送相关监查汇总、报告给研究者、CRC、PM;
3.首例中心筛选入组流程告知汇报给PM;
4.本次监查中发现的重要问题,须持续跟踪,练习CRC及研究者及时解决;
5.根据项目情况,按周跟踪CRC/研究者问题整改进度;
6.合理安排监查,务必在机构质控前确保首例资料整改完成;
7.首次监查报告需下次监查带至中心存档。